工作計劃的最佳做法
作 者:胡言非語 來 源:中國人力資源開發(fā)網(wǎng)發(fā)表日期:2017-10-20
談到計劃,很多人心里充滿了抵觸,因為如果做得很細致,就感覺像一個緊箍咒限制了自己;如果不認真做,其實又是一個很沒有意義的東西。
但是,在一個組織里,一定是需要各種計劃的,多數(shù)人不愿意做計劃的問題首先在于心態(tài),其次在于方法,兩者結(jié)合起來其實就是缺乏好的“做法”。
現(xiàn)在的職場人在計劃方面有一些誤區(qū),我們來解讀一下:
首先,工作計劃一定不要被繁瑣的表格蒙蔽雙眼,計劃和表格是兩碼事,正如人和衣服是兩個物體,但配合得好能加分不少。表格很重要,但老胡發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有一個不好的趨勢,那就是很多人對表格的重視度遠遠高于了計劃的內(nèi)容本身。
其次,工作計劃只是一個假設(shè),任何事情只能追求更高的概率去保障完成,而非現(xiàn)在做的計劃就能一成不變地去執(zhí)行。
再次,很多人并沒有對計劃要做的工作有強烈的興趣和責任,所以怎么會有興趣來設(shè)計如何做這件事呢?
老胡今天來談?wù)劰ぷ饔媱澋淖罴炎龇ǎ?/p>
第一招 凡事要趁早
誰都知道“早起的鳥兒有蟲吃”,可多數(shù)人仍然在貪戀被窩。
對于一件工作的計劃,一定要思考在前面,而非事情都要啟動了,為了應(yīng)付上級而編制一堆列表出來,自己都不愿意去看,更不會在執(zhí)行的時候想著這些安排。
老胡建議,要多拿一些時間來思考未來事宜的計劃,哪怕還只是一個雛形。
第二招 動態(tài)改善
如果事先做的計劃一成不變,那達成的概率反而不見得高。
在執(zhí)行計劃的過程中,其實也是一個反復(fù)修改計劃的過程。
必須要對計劃進行動態(tài)的改善,這需要你經(jīng)?;仡櫽媱?。
當初制定計劃時所處的環(huán)境,涉及的人、方法、資源等,很可能已經(jīng)發(fā)生了變化,你如果不隨之調(diào)整,其實就是缺了要完成目標的決心。
老胡到一些企業(yè)去進行工作質(zhì)詢時,發(fā)現(xiàn)計劃有問題,問到的實際情況和計劃發(fā)生了很大偏差,很多人卻坦然的說當時計劃是這樣,現(xiàn)在不一樣了。
那為什么不動態(tài)改善呢?
請記得,優(yōu)秀的企業(yè)和個人,都有個特點:
有計劃地進行各項工作,且有計劃地去進行改進! ?
第三招 力求具體
在進行了初步的構(gòu)思后,就要尋求各種資源、資料來將其變得具體化,變成可以行動的步驟來讓自己更有動力去行動。
沒有具體化的情況主要有幾點:
A. 工作分解的顆粒度太大;
B. 負責人沒有落實到人頭,用部門代替;
C. 時間模糊;
D. 結(jié)果定義不夠清楚;
E. 是否能完成,沒有衡量,只是寫出來;
例如某項工作設(shè)定為:完成XX新產(chǎn)品開發(fā)。事實上,這件工作可能涉及到很多的人、部門、資源的協(xié)調(diào)、市場調(diào)研等,如果籠統(tǒng)在一起,設(shè)定一個負責人,最終很可能會延誤或者成果不盡如人意。應(yīng)該再進行分解,直到做計劃的人,能夠?qū)ψ约簩懴碌娜蝿?wù),明確完成成果、明確時間跨度、明確責任人,且心中沒有擔憂,有較大的把握能夠按照自己的進度完成為止。
第四招 共同參與
很多人都犯了一個錯誤,當一項任務(wù)的負責人,自己就定義為都是自己的事了,埋頭做計劃,缺乏與相關(guān)聯(lián)人的溝通,計劃沒有別人參與,出現(xiàn)協(xié)調(diào)問題時就會覺得全世界都不配合。
實際上,我們很多跨部門的項目或者某件工作,的確存在就一個人做主要事情的情況,但并不是就無需其他人員的信息或者支持。一個人要把計劃做好,在構(gòu)思的時候,就要充分地設(shè)定好會受到什么因素的影響,哪些人會參與進來,哪些人會有阻力,在計劃之初就要爭取更多的人參與,只有參與了計劃,他們才會覺得支持也是他們該做的事之一,否則支持力度大小就要看臉面和人情了,這也是很多企業(yè)工作滯后、部門協(xié)調(diào)出問題的重要原因之一。
試問:你的計劃我都不知道,或者你把我放進去了,都沒知會我,需要的時候突然來找我,難道我整天等著你沒別的事嗎?怪我不配合?我可不認。
各位朋友想想,是不是這個道理?
第五招 重視里程碑
計劃很重要的特點在于有序推進,而里程碑就是設(shè)定在計劃中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),一個里程碑沒有達到,是無法往前推進的。
有人就笑了,這個工作做不完,我可以提前做后面的工作啊?
看起來好像有道理,但事實上呢?
我們經(jīng)常出現(xiàn)效率不高,不是因為不會做,也不是不愿意去行動,而是什么事都纏繞在腦海中,這個要做,那個也要做,將自己纏繞起來,缺乏優(yōu)先級的思維。
對于設(shè)定的里程碑事件,無論如何也要在設(shè)定的時間點達到要求,否則沒有緊迫感,離終點還很遠,工作就會延誤。
總的來說,老胡建議:
1. 如何去構(gòu)思一件事情的框架,要優(yōu)先于你列出如何一步步去做;
2. 構(gòu)思,是你剛面臨一件事情時如何看待它,不要等待詳盡的數(shù)據(jù)或其他任何會阻礙你開始構(gòu)思的因素;
3. 一旦構(gòu)思出框架,對事情的整體有概念,對整體時間跨度和結(jié)果定義明晰后,就要策劃如何一步步實現(xiàn),需要具體化,并設(shè)置里程碑,將遠期壓力分解到過程中,搭建出實現(xiàn)路徑;
4. 計劃的編制過程中,一定要思考人的因素,一開始就要把可能影響到你計劃的各種人和資源考慮進來,盡可能讓他們參與你的計劃思考,提出意見。哪怕只是進行一場非正式的談話,講清楚你要做什么,過程中可能哪些地方需要他的支持,再聽聽他的建議。
老胡相信,當你去認真策劃一件工作,并試圖讓別人支持,且一步步實現(xiàn)過程成果,最終按照自己的想法來實現(xiàn)整體計劃成果,體驗這樣一個過程之后,你會愛上計劃,因為它絕對不僅僅是做一個表格,寫一些文字和數(shù)據(jù)。